きょうは、納期に間に合わないときにすべき対応について綴ってまいります。
Webライターの仕事をしていると必ず直面するのが「納期」ですよね。
納期とは、納入期限のことをいい、依頼された仕事を納品する期限をいいます。
今回の日記では、納期に間に合わないときにすべき対応を解説します。
事前に手順を知っておくことで、不測の事態が起こったときも落ち着いて対処できます。
やむを得ない事情で「どうしても納期に間に合わないときはどうすればいいの？」というときのために、ぜひご参考くださいね。
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Webライターの納期はどれくらい？
Webライターの納期は案件によって異なり、さまざまです。
一般的な目安は、5000文字を超える記事の場合、5日〜1週間と捉えるとよいでしょう。
情報収集や記事構成に時間をかける必要があり、リサーチや執筆、修正までの工程を考えると、1記事5日〜1週間くらいが妥当な期間です。
また、納入期限の取り決め方も案件によって異なります。
「◯日までに納品してください」と締切日を指定する発注先もいれば「◯週間で何記事を執筆できますか？」と納品できる記事数を尋ねる発注先もいます。
納期を取り決めるときは、依頼内容や作業範囲、執筆スピードやスケジュール、ほかの案件との兼ね合いを考えながら、現実的で達成可能な期日を設定し、合意するようにしましょう。
ではつぎに、Webライターが納期を守らないとどうなるのか？見てみましょう。
Webライターが納期を守らないとどうなるの？
万が一、Webライターが納期を守らない場合、つぎの結果を招くと考えられます。
発注先の信頼を失う
期日までに納品できないということは、約束を破っているということです。
発注先からの信頼を失い、継続して依頼されることもなくなるでしょう。
もちろん、文字単価アップも見込めなくなります。
築きあげた信頼を損なわないためにも、余裕を持って執筆を行うことが大切です。
低い評価を付けられる
多くのクラウドソーシングでは、Webライターのプロフィール欄に、発注先からの評価やコメントを掲載し、公開しています。
この理由は、評価やコメントがほかの発注者の参考材料になり、信頼できるWebライターを選ぶときの基準になるためです。
この評価システムにより、低い評価を付けられるとWebライターとしての信用を損ない、ほかの案件を獲得する機会も減少してしまいます。
納期に遅れることは、ビジネスの信頼に大きな影響をあたえます。
長く活動し続けるために納期をきちんと守り、あなたのキャリアを大切にしましょう。
報酬を得られない
納期を守らない場合、報酬を受け取る権利を失う可能性があります。
発注先は、Webライターが期日までに作業を終わることを期待しています。
期限に従わないとなると、契約違反をしたと判断し、報酬の支払いを拒むかもしれません。
そのような結果を招かないためにも、日頃から時間管理を徹底し、自分の能力に見合う仕事を請け負うようにしましょう。
契約を解除される
納期に遅れることが続くと、発注先から契約を解除される可能性が高まります。
仕事に対する姿勢や誠意に問題がある場合、ほかのWebライターとの契約を優先するほうが、プロジェクトを円滑に回せるからです。
納期を守ることは、Webライターとして重要な責任であり、発注先との良好な関係を維持するために欠かせない要素です。
誠意を持って依頼に取り組み、あたえられた指示を確実にこなすよう努めましょう。
損害賠償を請求される
納期に遅れたことによって、発注先が損害を受けた場合、損害賠償を請求されることがあります。
とくに重要なプロジェクトにおいて、経済的損失を発注先が被った場合、予定外の費用や損失額をWebライターに請求することがあります。
一度でも損害賠償を請求されると、経済面だけでなく、Webライターとしての評価や信頼に深刻な影響を及ぼします。
そのため、Webライターは納期遵守に十分な注意を払い、発注先の要求に誠意を持って応えることが大切です。
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Webライターが納期に間に合わないときにすべき対応6つの手順
Webライターが納期に間に合わないときは、つぎの6つの手順を踏んで対応しましょう。
納期に間に合わないかを判断する
- 早めに判断しよう！
- 間に合わない原因や状況を把握しよう！
はじめに、納期に間に合わないかどうか、早めに判断しましょう。
判断が遅れるほど、つぎの作業を控えている関係者や発注先に迷惑をかけます。
早めに判断して連絡することで、発注側も別のWebライターに回すなど、対応をスムーズに行えます。
大切なのは、間に合わないと判断した時点ですぐに報告することです。
締め切り間際のタイミングで「間に合わない」と報告されても、相手も対処の仕様がありません。
また、発注先に適切に事情を説明できるよう、間に合わない原因や状況をきちんと把握しておきましょう。
すぐに発注先に連絡する
判断した時点で連絡入れよう！
間に合わないと判断したら、すぐに発注先に連絡を入れましょう。
電話で連絡できる場合は必ず電話を入れ、むずかしい場合はメールやメッセージで報告しましょう。
いつもは電話で報告しているにもかかわらず「今回はメールで済ます」というのは失礼にあたるので控えましょう。
はじめに謝罪の言葉を伝える
- 「申し訳ございません」と伝えよう！
- 言い訳をしないようにしよう！
報告するときは、はじめに謝罪の気持ちを伝えましょう。
致し方ない事情であっても、言い訳をせずに「誠に申し訳ございません」と相手に「迷惑をかけて申し訳ない」という気持ちを伝えましょう。
言い訳をする伝え方では、発注先は謝罪を受け入れられません。
「事情を説明しないといけない！」と焦らずに、はじめにきちんとお詫びの言葉を伝えましょう。
状況を説明する
遅れる理由や進捗状況を説明しよう！
発注先に報告する際は「なぜ間に合わないのか？」「いつまでに終わらせられるのか？」といった状況を具体的に説明しましょう。
遅れている原因や状況を説明すれば、発注先からの指示を受けられる可能性があります。
相手側も状況を把握できれば、納期を調整しやすくなります。
納期の延長ができないかを相談する
納品できる期日を提案しよう！
謝罪の言葉と状況を伝えたら、納期の延長ができないかを相談しましょう。
その際は「何日まで延期してほしい」と必ず納品できる日にちを伝えます。
二度目の納期に遅れると、相手からの信頼を失ってしまいます。
無理な予定を立てず「絶対に納品できる日時」を提案することが重要です。
契約内容を変更する（クラウドワークスの場合）
「条件変更リクエスト」を送ろう！
クラウドワークスを通して契約している場合は、契約内容の変更手続きをする必要があります。
発注先から納期延長の許可を得たら「条件変更リクエスト」を送りましょう。
「条件変更リクエスト」は、つぎの操作で行います。
クラウドワークスの画面で発注先を選び「契約詳細」を押すと下の画面になります。
画面左下の「条件変更リクエスト」を押すと、さらに画面が切り替わります。
「完了予定日」に変更した納期の期日を入力し「メッセージ」欄に謝罪の言葉と「納期変更の承諾をお願いします」と書いて送信しましょう。
仮払い後に契約を途中で終了する場合は、契約画面右下にある「契約途中終了リクエスト」を押して手続きしましょう。
「契約途中終了リクエスト」を押すと下の画面に切り替わります。
「メッセージ」欄に内容を記入し「契約途中終了リクエストを送信」を押します。
発注先の確認後、リクエストに応じてもらえると契約取り消しになります。
参考：クラウドワークス「納期の変更について」
：クラウドワークス「契約の途中終了の方法について」
納期に間に合わないときの謝罪・報告の例文
納期に間に合わないときの謝罪・報告文を載せます。
メール、またはメッセージで報告する際にお使いくださいね。
〇〇社（発注先名）担当○○様 いつもお世話になっております。 〇〇です。 先日ご依頼いただいた〇〇の記事について、ご相談させていただきたいことがございます。 大変申し訳ないのですが、〇月〇日までに納品することがむずかしい状況です。 ○○様にご迷惑をおかけすることになり、誠に申し訳ございません。 遅れる理由は、〇〇のためです。 記事の進み具合は、○○まで完成しております。 恐縮ではございますが、納期を延長していただきたく、ご連絡いたしました。 ○○様のご都合がよろしければ、期日を〇月〇日〇〇時に延ばしていただけないでしょうか。 必ず、上記の期日までに納品いたします。 こちらの都合で勝手なお願いをしてしまい、大変申し訳ございません。 お忙しいところお手数をおかけしますが、ご検討のほど、よろしくお願いいたします。 〇〇（Webライター名）
不測の事態であれば、非常に焦ると思います。
ゆっくり呼吸を整えて落ち着いて送りましょう。
状況が落ち着いたら、改めてお礼の言葉と報告を伝えましょう。
お互い気持ち良く仕事を進められますよ。
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Webライターが納期を守るための5つの対策
Webライターが納期を守るために、5つの対策を紹介します。
対応できる作業量を把握する
余裕を持って受注しよう！
専業でWebライターをしている人もいれば、副業で行っている人もいると思います。
どちらであっても納期を守るには、対応できる自分の作業量を把握することが大切です。
たとえば、つぎのように作業量を踏まえて受注します。
5,000文字の記事を依頼された場合は、2日かかる前提で受注し、スケジュールを組みます。
その理由は、仮に1日で書き終えることができたとしても、余裕を持たせて受注するほうが落ち着いて執筆できるからです。
高品質な記事を納品するためにも、自分の作業量を具体的に把握しましょう。
予備日を設ける
スケジュールを組む段階で余裕を持たせよう！
「急に予定が入った」「体調が悪くなった」など、予定外のことが起こり、支障をきたす場合があります。
はじめて挑戦する執筆分野の場合は、前提知識がないために「予想外に情報収集に時間がかかった」ということもあります。
スケジュールを組む段階で予備日を設けておくと、体調不良や急なスケジュール変更があっても柔軟に対応できます。
案件を受けすぎない
許容範囲を超えて依頼を受けないようにしよう！
案件を受けすぎないように注意しましょう。
あまりに多くの案件を抱えると、処理しきれない場合があります。
自分の対応できる作業量を把握して、許容範囲を超えない程度に依頼を受けましょう。
依頼を受けた時点で納期を交渉する
相手の状況を考えて気持ちよく仕事を進めよう！
発注先から納期を提案されたときは、依頼を受けた時点で納期の交渉をしましょう。
依頼を受けたにもかかわらず、納期に間に合わないとなれば、発注先に迷惑をかけてしまいます。
依頼を受けた時点で交渉をすれば、発注先もスケジュールを調整しやすくなります。
お互い気持ちよく仕事を進めるためにも、納期の交渉は依頼を受けた時点で行いましょう。
日頃から前倒しで納品する
計画的に仕事を進め、質の高い働き方を心がけよう！
日頃から前倒しで記事を納品する意識を持ちましょう。
仕事に追われる状態と前倒しで仕事を進める状態では、精神的な楽さが異なります。
前倒しの意識を持つと、納期に追われる重圧感が減るので、プレッシャーから解放されます。
また、余裕を持って執筆できるため、本来の実力を発揮しやすくなります。
以上のように「納期を守る！」という強い意志を持ってしっかりと対策すれば、納期を守れないという状況を回避できます。
日頃から余裕を持ってスケジュールを組み、密に報連相を行いましょう。
納期に遅れそうなときにWebライターがしてはいけない行為
納期が遅れそうになときは、すぐに連絡を入れて適切な対応を取ることが重要です。
つぎのような行いは、しないように注意しましょう。
ふたたび納期に遅れる
自分を見つめ直して管理能力やスキルを向上させよう！
すでに遅れている状況で、ふたたび納期に遅れることは、発注先の信頼を確実に失うことになります。
くり返し納期に遅れる人は、スケジュール管理や時間管理の認識不足、仕事の見積もりの甘さ、作業量の過大評価、スキル不足などの要因があるかもしれません。
自己を見つめ直し、管理能力やスキルを向上させることが重要です。
ただし、継続的な改善と努力にもかかわらず、納期に遅れることが改善しないときは、仕事に対する適性や選択を見つめ直す必要があります。
ほかの仕事を検討することも選択肢に入れて、Webライターが自分に合っているかどうかを慎重に考えましょう。
低品質な記事を納品する
常に最高品質の納品を心がけよう！
納期に間に合わせるために、品質を犠牲にすることは避けるべきです。
発注先は質の高い記事を求めているので、適切な時間と労力をかけて、最高品質の記事を提供することが大切です。
いい加減な記事では評価が低くなり、継続的な依頼や信頼関係の構築がむずかしくなります。
Webライターの仕事は、読者が満足する質の高い記事を執筆し、依頼先の成果に貢献することです。
「次回もあなたに任せたい！」と思ってもらえるよう、常に品質に重点を置きましょう。
途中で案件を辞退する
常に発注先の期待に応える姿勢を持とう！
納期に遅れる可能性が高くなったからといって、途中で案件を辞退することは好ましくありません。
発注先は、プロジェクトのスケジュールを考慮して、一定数の記事を依頼しています。
途中で案件を辞退してしまうと、それまでの計画が崩れ、新たなライターを探す手間と時間が発生します。
発注担当者は、信頼できるパートナーとしてあなたを選んでおり、途中で辞退することは信用を失う結果につながります。
納期直前での案件辞退は最小限に抑え、発注先の期待に応える姿勢を持ちましょう。
依頼を受けたまま連絡を絶つ
責任を持って業務を果たそう！
納期に遅れそうな状況で連絡を絶つことは、クライアントの信頼を失う行為です。
途中で連絡を絶つようなことは控え、状況を説明して適切な対応をとりましょう。
プロフェッショナルとしての信頼を守るためにも、連絡を絶つことは避けるべきです。
依頼を受けたら協力的な姿勢をしめし、責任を持って業務を果たしましょう。
新たな案件を受注する
目の前の案件に集中しよう！
納期に遅れている案件がある状況で、新たな案件を受けることは避けましょう。
適切なスケジュール管理と責任ある行動を心がけ、既存の案件を優先して処理することが大切です。
新たな案件を受け入れてしまうと、スケジュールを把握しきれずに、ふたたび納期に遅れたり、記事の品質が低下したりする恐れがあります。
目の前の案件に集中し、責任を持って納期と品質の両立を追求しましょう。
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おさらい：Webライターが納期に間に合わないときにすべき対応
やむを得ない事情で「納期に遅れそう！」と感じたら、つぎの6つの手順を踏みましょう。
発注先とは日頃から密に連絡を取り、まめに報連相を行うことが大切です。
全体にあたえる影響や迷惑を最小限に抑えるためにも、余裕を持ってスケジュールを組みましょう。
また、Webライターのよくある「失敗例」や「トラブル」を知ることも大切です。
事前に対策を立てられますので、ぜひ下の記事もご覧くださいね。
おしまいに
発注者側のWebサイトやブログを見ると「納期を守らないWebライターが多い」という意見をよく見かけます。
納期を守らないWebライターの具体的な数字を挙げると「音信不通になる人」「納期を守らない人」が8割「納期を守る人」は2割だそうです。
驚きますよね。
そのためなのか、とくに前倒しで記事を納品すると発注先から非常に喜ばれます。
感謝の言葉をいつも掛けられ、継続案件にもつながりやすくなります。
人間関係も良好になり、執筆が楽しくなりますよ。
仕事を進めやすくなるので、ぜひ、一度お試しください。
最後までお読みいただきまして、ありがとうございます。
それでは、ごきげんよう。
桜御前